Veelgestelde vragen
De community
Scribe biedt klanten een eigen gepersonaliseerde online omgeving aan waarop één of meerdere communities kunnen worden gemaakt voor verschillende medewerkers, leden, etc. Deze omgeving draait op ons eigen platform, welke afgesloten is voor de buitenwereld. Als de einddatum van een community is bereikt hoef je niet zelf urenlang een boek te ontwerpen in fotoboeksoftware, maar ontwerpen onze professionele designers ieder boek individueel. Daarna besteden wij het drukwerk uit bij een gespecialiseerde drukker. Wij nemen je dus bijna al het werk uit handen.
Je vraagt ons een community te openen en stuurt ons de kleuren en het logo van uw organisatie en info over de betrokken collega en de situatie. Als wij de community hebben gemaakt sturen wij je een link en verspreid je deze onder de collega’s, via email of door de link te plaatsen op het eigen intranet. Na een afgesproken periode ontvang je van ons een digitale preview van het boek en kun je correcties en wensen aan ons doorgeven. En het belangrijkste: jij biedt het boek aan de collega aan!
Wij noemen vaak Pensioen, Jubileum, Afscheid en Overlijden. Andere momenten komen echter ook voor. Maar altijd gaat het bij Scribe om een belangrijke persoonlijke gebeurtenis in het leven van een collega, vriend, familielid of verenigingslid.
Scribe levert ook aan particulieren: een vriendenboek, ‘liber amicorum’, condoleanceboek, verjaardagsboek of bijvoorbeeld een huwelijksboek komen regelmatig voor.
Nadat het Scribe Boek is aangeboden aan degene voor wie het is bestemd verschijnt het boek digitaal in de community zodat elke deelnemer het boek online kan bekijken. De meeste deelnemers doen dat ook!
De community heeft de collega (lid, vriend, familielid) als middelpunt. En is daarnaast gepersonaliseerd naar de organisatie. De community is speciaal ontworpen om deelnemers te stimuleren mooie herinneringen te schrijven over de collega. Deelnemers aan de community kunnen de berichten van anderen lezen en dat inspireert hen om zelf ook iets moois te schrijven.
De community staat meestal drie tot vier weken open voor deelnemers om berichten te plaatsen. Soms zelfs enkele maanden. Daarna is de community nog een maand of zes online beschikbaar. Uiterlijk twee jaar na de openingsdatum wordt de community, in verband met privacy wetgeving, in zijn geheel verwijderd. Tot dat moment zijn nabestellingen mogelijk, daarna niet meer.
Iedereen die een bericht plaatst ontvangt een email met daarin een wijzigingslink. Als je een bericht hebt geplaatst kun je dat dus altijd nog wijzigen of bijv. een foto toevoegen.
Lukt dit toch niet? Dan doen wij dit graag voor je.
Scribe communities zijn beschikbaar in het Nederlands, Engels, Frans en Duits.
Onze communities worden meestal gebruikt door bedrijven, instellingen en overheden. Maar ook door sportverenigingen, universiteiten en particulieren bijvoorbeeld bij huwelijksfeesten, verjaardagen, vriendenboek, liber amicorum of uitvaart.
Eigenlijk is de community geschikt voor elke groep mensen die betrokken zijn bij iemand waar iets bijzonders mee is.
Jazeker. Wij zien in de praktijk geen verschil tussen het soort werk dat wordt verricht. Ook spelen hiërarchische verhoudingen nauwelijks een rol. Scribe maakt net zo graag een boek voor de CEO van een multinational als voor de uitvoerder op de bouwplaats. Dat bevordert de acceptatie van Scribe binnen een organisatie: iedereen krijgt ‘hetzelfde’ Scribe Boek, al is natuurlijk elk boek uniek.
Het mooiste is het als de link naar de community op het eigen intranet van de organisatie wordt geplaatst. Maar dat kan niet altijd, bijvoorbeeld omdat het boek een verrassing moet blijven voor de ontvanger. In dat geval verstuur je de link per email aan de deelnemers. Scribe stuurt je per email een voorbeelduitnodiging die je naar eigen wens kunt aanpassen en dan versturen.
Na het overlijden van een medewerker richten veel organisaties een ‘gedenktafel’ in. Bij condoleance communities sturen we daarom een QR code mee die je kunt printen en op de gedenktafel kunt leggen. Scan je de QR code dan is er direct toegang tot de online condoleance community.
Je kunt iedereen die je wilt uitnodigen als deelnemer aan de community. In de praktijk zien we vaak ook zakenrelaties zoals leveranciers en/of klanten deelnemen aan een community. Elke deelnemer kan daarnaast zelf ook nog anderen uitnodigen via een speciale knop in de community.
Bij overlijden: zo snel mogelijk na het overlijden.
Bij pensioen, jubileum, afscheid, etc rekenen we terug vanaf de aanbiedingsdatum minus 1-2 maanden. Als je een community aanvraagt wordt deze dezelfde werkdag nog gestart. Een community staat vaak drie tot vier weken open om berichten te verzamelen. Daarna hebben wij minimaal 10 werkdagen nodig om het boek te ontwerpen, drukken en verzenden. Alles bij elkaar duurt het gehele proces al snel een maand: Gaat een collega bijv. op 1 juli met pensioen, vraagt u het boek dan vóór 1 juni aan. Lukt dat niet, dan zijn er ook nog spoedopties. Overleg met ons en we vinden bijna altijd een passende oplossing.
Alle data worden uitsluitend gebruikt om een boek te maken en om deelnemers per email te kunnen benaderen in het kader van de community. Dus niet voor commerciële doeleinden en er worden ook nooit data doorverkocht aan derden. Data zijn bij Scribe dus veilig.
Na twee jaar worden bovendien alle data vernietigd. Zie tevens onze privacy policy.
Het boek
Voor tarieven zie de tarievenpagina en de Veel Gestelde Vragen daar.
Op dit moment bieden we vierkante boeken aan van 22, 25 en 30 cm. Er is geen prijsverschil. De keuze wordt vooral bepaald door de situatie: gelegenheid, aantal berichten, kwaliteit van de fotografie.
Papiersoorten zijn 200 gram zijdemat of glanzend, met harde kaft. De hoogste kwaliteit!
We bieden ook een duurzame variant op 190 gram recycled papier met een harde linnen kaft. Deze variant beschermt de planeet, maar het boek is wel iets grauwer en korreliger door het recycled papier. Daar willen we eerlijk over zijn. De meerkosten van de duurzame variant betalen wij.
Normaal gesproken levert Scribe binnen 7-10 werkdagen nadat u akkoord hebt gegeven op het boekdesign. Tegen een meerprijs kan dit proces worden versneld naar 4 werkdagen.
Tot twee jaar na de start van de community kunnen boeken worden nabesteld.
NB: Bent u niet onze originele opdrachtgever dan vragen wij deze altijd eerst toestemming om het boek aan u te mogen leveren.